Die Sicherheit beim Archivieren

Es ist heutzutage für viele Unternehmen ein absolutes Muss, dass sie sich ein WEB-Archiv für alle Dokumente und Schriften anlegen, sodass der Zugriff auf die Informationen für die Mitarbeiter vereinfacht wird. Dadurch spart man Zeit und Geld und obendrein auch noch sehr viel Platz, denn wenn man ein Archiv in Papierform führt, dann können schon gut und gerne ganze Räume dafür verwendet werden müssen. Doch wenn man seine Daten und Dokumente digital archivieren will, sollte man auch auf den Aspekt der Sicherheit achten und das aus zwei verschiedenen Perspektiven.

Diebstahl und Vollständigkeit

Der Diebstahl von Daten ist heutzutage durchaus ein Problem. Ob es sich dabei nun um Kundendaten handelt, die weiterverkauft werden oder um Industriespionage. Wer Informationen digital abspeichert, der muss sich mit der Tatsache auseinandersetzen, dass diese Daten leichter von unbefugten Personen gestohlen werden können, als wenn man nicht alles digital archivieren würde. Um hier gegen zu steuern muss man sich also auch mit Sicherheit und Schutzmechanismen auseinandersetzen. Einen 100% Schutz gibt es natürlich nicht, aber dennoch sollte man sich so gut wie möglich absichern. Auch wenn ein Restrisiko bleibt, so kann man ein System schon so absichern, dass man sich nicht jeden Tag Gedanken machen muss.

Doch auf der anderen Seite ist auch die Vollständigkeit der Daten ein Thema. Dies ist sowohl beim Übertrag der Dokumente in digitale Form wichtig, als auch im späteren Verlauf. Professionelle Unternehmen übernehmen die Digitalisierung, sodass man sich auf zuverlässige Fachkräfte verlassen kann, die wirklich eine vollständige Archivierung durchführen und keine Dokumente vergessen. Im späteren Verlauf ist aber auch die Gefahr eines Datenverlusts durch defekte Datenträger möglich. Gegen dieses Problem kann man aber durch verschiedene Sicherheitssysteme und Sicherheitskopien sehr leicht etwas machen. Wer nicht will, dass Daten durch Beschädigung der Datenträger verloren gehen können, der kann dies in jedem Fall verhindern.

Letztendlich bringt es nur Vorteile, wenn man als Unternehmen all seine Dokumente digital archivieren lassen will. Zwar entstehen dabei auch Nachteile, aber diese kann man so gering und unbedeutend wie möglich halten. Zu praktisch sind die Vorteile, um darauf zu verzichten.